エクセル上達への道?

久し振りにシステム担当っぽいお話を。題して「エクセル上達への道(仮)」。
(仮)がついているのは、本当に上達するかは謎だからです。
あまり気合を入れて読むのではなく、気楽に流す感じでお願いします。

本日はExcelの機能を紹介するわけではありません。Excel、またそれに限らず、様々なアプリケーションの使用能力を高めるために必要な(と私が思っている)、心構えのお話です。題して

-「選択」できてますか?

今回はExcel限定の話ではありません。ただ説明のために、とりあえずExcelで話を進めます。
さて、みなさん、Excelの上達に必要なものは何だと思いますか?
関数を一杯憶えることでしょうか?
マクロを使いこなせるようになることでしょうか?
それとも、綺麗な表を作成するために、色々な書式設定機能を使えるようになることでしょうか?
どれも大切なように思えます。ただ、私見を述べさせてもらいますと
「そこらへんの機能は必要になったときに勉強するなり調べるなりすれば良い」
と考えております。では、何が上達に必要なのでしょう?
それは題目にある「選択」だ、と私は考えております。

まず、Excelでセル「B2」に「うし」と入力してみます。
(1)セル「B2」をクリック
WS000494.jpg


(2)キーボードで「うし」と入力し、Enterキーで確定
WS000495.jpg
WS000496.jpg


これが一連の流れになります。この流れの中で(1)の部分が「選択」にあたるところです。(2)の部分は仮に「操作」とでも名付けておきます。そして、Excelや各種アプリケーションの使用というのは、
「選択」→「操作」
これをひたすら繰り返しているだけなのです。
もう一つ例を挙げます。
今度は、セル「C3」を赤色に塗りつぶします。
(1)セル「C3」をクリック
WS000497.jpg

(2)塗りつぶしボタンを使って赤色に塗りつぶす
WS000498.jpg

(1)が「選択」で(2)が「操作」にあたります。「操作」にあたる部分は他にも、フォントの色を設定したり関数の挿入をしたり、コピーや貼り付けetc、数え上げればきりがありません。「操作」の部分はExcelや各種アプリケーションの特色であり、どうしてもそちらに目を奪われてしまいます。しかし、「操作」の前には必ず「選択」という行為が入ります。もっと言えば、「選択」と「操作」はワンセットであり、それが揃って初めて「結果」がでてきます。

「選択」+「操作」=「結果」

これが図式です。この図式からも分かるように、「操作」が一緒でも「選択」が違えば「結果」は異なるものになりますし、逆もまた然りです。どれだけ正しい「操作」をしても、「選択」が間違っていては、自分の思い通りの「結果」を導き出すことはできません。
このように、「選択」と「操作」はどちらも正しく行わないと「結果」がちゃんとでてこないのに、先に述べたように、「操作」の方へ関心がいってしまい、「選択」をおろそかにしてしまう傾向があります。
「以前と同じように操作したのに、そのときと今回で違う結果になった」
というようなことを結構耳にします。そういうときの9割方は「選択」のやり方が以前と異なっていたことが原因です。原因の残り1割は「ガッツがたりない!」とかだと思います。
Excelの上達は自分の思い通りの結果を導き出すこと、つまり「選択」を正しく行うことである、というのが私の持論です。「選択」というのを曖昧にせず、「自分は今、これを選択した」という具合に、しっかりと意識するように心がけましょう。

長くなりましたので、本日はここまで。
後日、もう少し詳しく「選択」についてみていきたいと思います。

↓大阪からも通える京都の通信制高校、京都美山高等学校のホームページへ
京都美山高等学校のホームページへ
在宅学習・通学コースが選べます。
自分のペースに合わせて、無理なく高校卒業が可能です。
転校・転入学は随時受け付けています。

京都美山高校では、下記のように、学校相談会や学校説明会を行っています。
ご興味をもっていただいた方、是非ともお申込みください。

【校内】学校相談会 & 体験スクール
・学校にて月1-2回行っています。
・次回は6月12日(土)に行います。
学校相談会 & 体験スクールの申込みはこちらのフォームからどうぞ

【校外】学校説明会 & 個別相談会
・各地で行います。
・次回は6月29日(火) 京田辺市立公民館にて開催
学校説明会 & 個別相談会の申込みはこちらのフォームからどうぞ

【校内】個別相談(随時)
・学校にてご希望に合わせて、随時行っております。
個別相談(随時)の申込みはこちらのフォームからどうぞ

【訪問】自宅訪問相談(随時)
・ご自宅へお伺いしての相談です。ご自宅の傍の喫茶店等での相談も可能です。
自宅訪問相談(随時)の申込みはこちらのフォームからどうぞ

テーマ : Office オフィス
ジャンル : コンピュータ

たまにはシステム担当らしく

こちらのブログを開設してから、あまりシステム担当らしい記事を書いていませんでしたので、毎日パソコンを触っている人らしく、たまにはパソコン関係の話でも。今回はエクセルの小技です

数種類の表を作成し、それを一枚の用紙にまとめて印刷したいと思うときはないでしょうか?
一つの表を一枚の用紙に印刷というのであれば難しく考える必要はありませんが、数種類の表をということになると話は別です。
表というのは、種類が違えば行の高さや列の幅が異なってくるものです。それらを印刷のために一つのシートにまとめて作成していくと、色々カオスなことになります。
Aという表の下側にBという表を作ったまではいいけれど、A表の各データに合わせて列幅を調整すると、B表でデータの長さに対して不必要に広い列幅になってしまったり、逆に列幅が足りずにデータを収めきれない、そんな経験をされた方もいらっしゃるのではないでしょうか。体裁の悪さを解消するために、セルの結合を駆使してなんとか見栄えを整えようとしていませんか?セルの結合を使いすぎると、後々の管理や変更が結構大変になりますので、不要なセルの結合はあまりお奨めできません。では、どうすればよいのでしょう?

お奨めの手順は次のようになります

1:一つのシートに作成するのは1種類だけにし、種類が異なる表は別のシートに作成する

2:作成した数種類の表を印刷するために、印刷用のシートを追加する

3:印刷したい表の範囲を選択してコピー

4:印刷用のシートにコピーした表を貼り付け・・・ここで小技を使います
4-1:単純に貼り付けをするのではなく、shiftキーを押しながらメニューの「編集」をクリック
4-2:メニューに「図のリンク貼り付け」が出現するので、それをクリック

5:コピーした表が図として貼り付けられますので、あとは大きさと位置を調整して好きな場所に配置

6:3~5を繰り返して他の表も配置していく

これで数種類の表を一枚の用紙に体裁よく簡単に印刷できます。表のデータが変われば図として貼り付けられた表の値もかわります。これで印刷の体裁を考えてセルの結合に四苦八苦していた状況から開放されます。
ちなみに、WordにExcelの表を貼り付けることを知っている方は、リンク貼り付けを結構使われると思います。しかし、Excelの表をExcelにリンク貼り付けする方法は意外と知られていないようです。結構便利な機能ですので、shiftキーを押しながらなんていう隠しコマンドっぽくする必要はないように思う、そんな機能の紹介でした。

※上記手順はExcel2002、2003で確認

大阪からも通える京都の単位制通信制高校 京都美山高等学校へのリンク↓
京都美山高等学校のホームページへ

テーマ : エクセル
ジャンル : コンピュータ

リンク
最新記事
カテゴリ
プロフィール

京都美山ブログ21

Author:京都美山ブログ21
大阪、京都の通信制高校、京都美山高等学校  |ブログ21

月別アーカイブ
ブログランキング参加中
最新コメント
最新トラックバック
検索フォーム
RSSリンクの表示
ブロとも申請フォーム

この人とブロともになる

QRコード
QR